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TUB HH
Denickestrasse 22
21073 Hamburg


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Leitlinien zum Dokumentenserverbetrieb

Leitlinien zum Dokumentenserverbetrieb

  1. Ziele und inhaltliche Kriterien für den Dokumenten- und Publikationsserver TUBdok der TU Hamburg-Harburg

     Der Dokumenten- und Publikationsserver TUBdok bietet allen Angehörigen der Technischen Universität Hamburg-Harburg die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Es werden wissenschaftliche Dokumente von hoher Relevanz unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitgestellt. Der Server wird betrieben von der Universitätsbibliothek. Die elektronischen Dokumente erhalten in der Regel dauerhafte Adressen (URN) und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Der Dokumenten- und Publikationsserver bietet durch besondere Maßnahmen wie Prüfsummen und elektronische Signaturen einen Schutz gegen Verfälschungen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente angestrebt. Betrieb und Weiterentwicklung des Dokumenten- und Publikationsservers sind eingebunden in nationale und internationale Initiativen und Projekte wie die Open Archives Initiative (OAI) (http://www.openarchives.org/). Der Server basiert auf der Software OPUS (http://elib.uni-stuttgart.de/opus/doku/dokumentation.php) und enthält einige individuelle Anpassungen, die an der TUB entwickelt wurden.

  2. Der Sammelauftrag der Universitätsbibliothek der Technischen Universität für elektronische Dokumente

     Der Sammelauftrag der Universitätsbibliothek umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Technischen Universität Hamburg-Harburg veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Einbezogen sind bedeutsame, aus inhaltlichen, konservatorischen oder aus Gründen der ortsunabhängigen Benutzung retrodigitalisierte Bestände der Universitätsbibliothek und anderer Einrichtungen. Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Dokumenten- und Publikationsserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Technischen Universität aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Dokumentenserver zu veröffentlichen. (Empfehlungen zur digitalen Informationsversorgung durch Hochschulbibliotheken. Hrsg. v. Wissenschaftsrat, Greifswald 13. Juli 2001, http://www.wissenschaftsrat.de/texte/4935-01.pdf (10.12.2001), S. 26) Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente. Der Autor räumt der TUHH und damit der Universitätsbibliothek das einfache Recht zur Online-Veröffentlichung im Internet ein.

  3. Das elektronische Dokument

     Unter dem Begriff elektronisches Dokument wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Auch multimediale Dokumente, die Audio- und Video-Sequenzen enthalten, werden als elektronische Dokumente akzeptiert. Welche Dateiformate in diesem Rahmen angenommen werden, ist weiter unten in dieser Richtlinie festgelegt. Ein über den Dokumenten- und Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:
    1. Es ist zur Verbreitung in der öffentlichkeit bestimmt. Auf Antrag sind ggf. Ausnahmen von diesem Prinzip für einzelne Dokumente möglich (räumliche oder zeitliche Begrenzung des Dokuments).
    2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert und bereitgestellt.
    3. Es entspricht den von der Universitätsbibliothek der Technischen Universität vorgegebenen technischen Parametern.
    Bei elektronischen Dokumenten wird auf TUBdok unterschieden nach Originalformaten und Präsentationsformaten. Unter Originalformat wird dabei die Datei verstanden, die mit einem Editor oder einem Textverarbeitungssystem vom Autoren erstellt wurde. Das Dateiformat hängt dabei vom verwendeten Erstellungssystem ab. Dieses Format wird von der Bibliothek benötigt, um eine langfristige Verfügbarkeit des Dokuments gewährleisten zu können und ggf. neue Formate aus dem Original zu erzeugen. Das Präsentationsformat ist das Format, was der Nutzer abrufen kann. Es wird aus dem Originalformat zu Präsentationszwecken erzeugt. Meist wird hier PDF verwendet, es ist jedoch auch HTML oder PS möglich.
    Auch bei Multimedia-Formaten kann zwischen Original- und Präsentationsformat unterschieden werden; es gelten dabei die vorgenannten Richtlinien.

  4. Elektronische Dokumente, die über den Dokumenten- und Publikationsserver veröffentlicht und verbreitet werden

     Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Dokumenten- und Publikationsserver verbreitet:
    • Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften),
    • durch Angehörige der Technischen Universität herausgegebene Publikationen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen sowie besondere Lehrmaterialien,
    • Publikationen von mit der Technischen Universität assoziierten Einrichtungen und Personen, für die Forschung und Lehre an der TUHH bedeutsame, aus inhaltlichen, konservatorischen oder aus Gründen der ortsunabhängigen Benutzung retrodigitalisierte Bestände der Universitätsbibliothek und anderer Einrichtungen.
    Prinzipiell sind alle auf dem Server angebotenen Dokumente öffentlich zugänglich. Dies gilt insbesondere für Dissertationen und Habilitationen, da diese im Sinne der Veröffentlichungspflicht der Allgemeinheit zugänglich sein müssen. Die Verbreitung der elektronischen Dokumente kann im Einzelfall räumlich eingeschränkt - etwa auf den Campus der Technischen Universität oder einzelne Institute, aber auch auf externe IP-Adressen oder mit Passwortschutz - oder zeitlich befristet werden. Sollte eine Begrenzung gewünscht sein, muss der Autor dies der Bibliothek separat zur Veröffentlichung melden.

    Bei Preprints gilt: Wird ein Preprint von einem Verlag veröffentlicht, so ist der Autor aufgerufen, uns diesen Umstand zu melden. Wir handeln dann bei der Bereithaltung der Dokumente nach den Vorgaben des Verlages. In der Regel wird ein Link zur Verlagspublikation gesetzt und darauf hingewiesen, dass dort die endgültige Fassung zu finden ist. Eine Entfernung des Preprints vom Dokumentenserver bei Erscheinen des Postprints ist in der Regel nicht vorgesehen, es sei denn, der Autor wünscht dies ausdrücklich.

  5. Sacherschließung auf dem Dokumentenserver

     Alle Dokumente werden durch die Bibliothek bzw. die Autoren selbst sachlich erschlossen und sind über diese Erschließung auch aufzufinden. Folgende Sacherschießungsinstrumente werden dabei genutzt bzw. angeboten:
    • Verschlagwortung
      • freie Schlagworte auf Deutsch und Englisch
      • Schlagworte aus Schlagwortnormdatei
    • Klassifikation
      • PACS 2003
      • CCS 1998
      • MSC 2000
      • BK des GBV 2000
    Zusätzlich wird jedes Dokument einer DDC-Sachgruppe zugeordnet.

  6. Technische Besonderheiten des Dokumenten- und Publikationsservers
    1. Authentifizierung: Jedes über den Dokumentenserver publizierte Dokument wird derzeit mit einer Prüfsumme versehen, die nach dem md5-Algorithmus berechnet wird und das Dokument eindeutig kennzeichnet. Dadurch wird gewährleistet, dass das Dokument in seinem ursprünglichen Zustand erhalten bleibt. Darüber hinaus wird jedes Dokument durch den freischaltenden Bibliothekar mittels eines GPG-Schlüssels elektronisch signiert. Die Vergabe der qualifizierten elektronischen Signaturen erfolgt entsprechend dem jeweils gültigen Gesetz, im Moment Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz SigG).
    2. Zugang auf den Publikationsbereich: Der Zugriff auf den Publikationsbereich des Dokumentenservers erfolgt über die Nummer des Bibliotheksausweises und das dazugehörige Passwort. Über diesen Login hat der Autor gleichzeitig Zugriff auf Aufrufstatistiken und die Prüfsummen für seine eigenen Dokumente sowie weitere TUBdok-Zusatzangebote (z.B. persönliche Favouritenliste). Erlischt der Bibliothekszugang, so steht der Autorenzugang nicht mehr zur Verfügung; die Daten werden dann auf Anfrage herausgegeben.
    3. URN: Die elektronischen Dokumente werden ggf. mit individuellen und dauerhaften Adressen (URN) versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente bzw. deren Indexseiten erlauben. Dies ist bei Dissertationen und Habilitationen standardmässig vorgegeben, aber auch für alle anderen Dokumenttypen möglich. Die Vergabe eines URN wird nur bei unbefristet gültigen und nicht zugriffsbeschränkten Dokumenten vorgenommen.
    4. Recherche: Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, Volltext-Rechercheintrumente und über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich. Die TUB übernimmt dabei die Dienstleistung, die Dokumente im eigenen Katalog nachzuweisen und eine Eintragung in Fremdsystemen (GBV-Verbundkatalog, Katalog der Deutschen Nationalbibliothek, ...) zu ermöglichen. In der Regel harvesten diese Fremdsysteme die Daten per OAI-Protokoll, eine entsprechende Schnittstelle nach OAI-Standard 2.0 steht auf dem Dokumentenserver zur Verfügung.

      Eine Volltextsuchmöglichkeit steht direkt auf dem Dokumentenserver zur Verfügung und wird ebenfalls von einigen Internet-Suchmaschinen angeboten (z.B. MetaGer Hochschulschriften, http://www.metager.de/index-hss.html). Konkret bieten sich zur Zeit folgende Möglichkeiten, Hochschulschriften auf TUBdok zu finden:


      TUBdok ist bei der Open Archives Initiative (OAI) als Dataprovider registriert (http://www.openarchives.org/Register/BrowseSites) und kann auch über OAIster (http://oaister.umdl.umich.edu/o/oaister/) durchsucht werden.

      Des Weiteren steht es jedem Katalog- oder Suchmaschinenbetreiber frei, unsere Inhalte z.B. per OAI zu harvesten. Wenn Sie daran Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
    5. Beschränkung des Zugangs: Im Einzelfall können Dokumente auf unserem Dokumentenserver zugriffsgeschützt werden, sofern dies (z.B. aus vertraglichen oder rechtlichen Gründen) notwendig ist. Die TUB unterstützt den OpenAccess-Zugriff auf wissenschaftliche Publikationen, daher wird empfohlen, die Publikationen allgemein freizugeben und auf eine Zugriffsbegrenzung zu verzichten. Der Schutz kann derzeit entweder per IP-Adresse oder Passwort erfolgen. Zugriffsberechtigt ist auf jeden Fall der freischaltende Bibliothekar. Per Passwort geschützte Publikationen tauchen nicht in den Nachweisinstrumenten auf (Suche auf dem Dokumentserver, Katalog). Der Autor hat dafür Sorge zu tragen, dass autorisierte Personen über den URL und das Passwort in Kenntnis gesetzt werden. Per IP-Adresse oder Adressraum geschützte Dokumente werden nur dann auf dem Dokumentenserver angezeigt, wenn die Adresse des Rechners des Nutzers im zulässigen Bereich liegt, also wenn der Nutzer auf das Dokument zugreifen darf. Zudem werden derart geschützte Publikationen in der Regel nicht in weitere Nachweisinstrumente aufgenommen (Katalog etc.). Bei zugriffsgeschützten Dokumenten behält sich die Bibliothek das Recht vor, bei Nichtnutzung der Dokumente diese wieder zu entfernen.
    6. Erschließung:
      • Generell werden die auf dem Dokumentenserver veröffentlichten Dokumente katalogisiert und sind über bibliothekarische Nachweisinstrumente aufzufinden. Dies gilt jedoch ausschließlich für Dokumente, die nicht zugriffsgeschützt oder zeitlich befristet sind.
      • Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt und weiterentwickelt.
    7. Format: Die Bibliothek der TUHH strebt eine dauerhafte Archivierung der auf dem Server abgelegten Dokumente an. Zusätzlich übermittelt die Bibliothek im Rahmen ihrer Ablieferungspflicht Erschließungsdaten und Dateien elektonischer Dissertationen und Habilitationen an die Deutsche Nationalbibliothek, um eine Langzeitarchivierung - soweit möglich - zu gewährleisten. Die Autoren derartiger Schriften sind aufgerufen, uns bei der elektronischen Publikation das Originalformat des Dokuments mit zu übermitteln. Dabei werden XML-basierte Formate wie z.B. XHTML oder ODF bevorzugt, aber auch andere Klartextformate wie SGML, TEX oder TXT akzeptiert.
      Liegt Ihre Arbeit in keinem der genannten Quellformate vor, so reichen Sie bitte trotzdem Ihre Quelldatei(en) ein. Wir versuchen in dem Fall, aus Ihrer Quelldatei eines der bevorzugten Formate zur Archivierung zu erstellen. Dabei bleibt Ihr Originalformat in jedem Fall unverändert, wir erzeugen lediglich andere Formate daraus, die zusätzlich abgespeichert werden. Sie können dies durch eine elektronische Signatur Ihrer Originale sicherstellen.
      Bei TEX-Quelltexten sind ggf. selbst definierte Funktionen, Makros und Formatpakete sowie benutzte Nicht-Standard-Schrifttypen mitzuliefern. Die Quellen müssen mit pdfLaTeX kompilierbar sein. Wir überprüfen Ihren Quelltext auf syntaktische Korrektheit und Kompilierbarkeit (z.B. mit Hilfe von TeXDocC und/oder einem Test-Kompilierungsdurchlauf auf unseren Systemen).
      Als Präsentationsformat ist nach Möglichkeit PDF einzureichen. Bei Dissertationen und Habilitationen, die im Rahmen der Ablieferungspflicht an die DNB weitergegeben werden müssen, ist zu beachten, dass das PDF durch keine DRM-Massnahmen geschützt sein darf! Weitere auf TUBdok akzeptierte Formate sind unter Hilfe/Welche Anforderungen werden an mein(e) Dokument(e) gestellt? zu finden.
      Die Archivierungsdauer von Nicht-Klartext-Formaten hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Eine echte Langzeitarchivierung erscheint aus heutiger Sicht nur möglich, wenn Sie uns Ihre Quelldateien zur Verfügung stellen.
    8. Datensicherung: Die Dokumente werden derzeit auf einem redundant gestalteten Serversystem abgespeichert. Zusätzlich erfolgt wöchentlich eine Sicherung auf Band, das gesondert und speziell gesichert verwahrt wird.
    9. Zeitliche Befristung von Dokumenten: Generell garantieren wir Ihnen eine Mindestarchivierungsfrist von fünf Jahren für Ihre Dokumente. Sollten Sie eine kürzere Archivierung wünschen, so können Sie dies bei der Veröffentlichung angeben. In diesem Fall werden Ihrem Dokument keine persistenten Identifier zugewiesen (URN) und es wird nicht in den bibliothekarischen Nachweisinstrumenten erfasst.
      Bei Dissertations- und Habilitationsschriften ist eine zeitliche Befristung nicht vorgesehen. Wir empfehlen, generell keine zeitliche Befristung der Dokumente vorzunehmen.

  7. Organisatorische Regelungen
    1. Der Dokumenten- und Publikationsserver wird von der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Hamburg-Harburg (TUB) betrieben. Die Universitätsbibliothek behält sich vor, diese Dienstleistung ggfs. an Dritte zu vergeben.
    2. Aktuell sind ausschließlich folgende Nutzer berechtigt, mit ihrem Bibliotheksausweis Publikationen auf den Dokumentenserver hochzuladen:
      • MitarbeiterInnen der TUHH
      • Doktoranden an der TUHH
      • Studierende an der TUHH (sofern die Publikation wissenschaftlich relevant ist und dies durch einen Dozenten bzw. eine Dozentin der TUHH bestätigt wird)
      Des Weiteren müssen die Dokumente den genannten Richtlinien entsprechen.
    3. Die TUB behält sich das Recht vor, Dokumente, die nicht den oben genannten Richtlinien zur Publikation entsprechen, oder die geltendes Recht verletzen, nicht zu publizieren oder diese nach einem erfolgten Hinweis auf einen möglichen Rechtsverstoß vom Dokumentenserver zu entfernen.
    4. Der Bibliothek wird das Recht eingeräumt, ggfs. zur Langzeitsicherung Archivexemplare für die TUHH-Bibliothek, Die Deutsche Nationalbibliothek und die zuständige SSG-Bibliothek anzufertigen.
    5. Die Universitätsbibliothek arbeitet bei der Archivierung elektronischer Dissertationen und Habilitationsschriften mit der Deutschen Nationalbibliothek zusammen. Die zugehörigen Metadaten sowie die Volltexte (im Präsentationsformat) der Arbeit werden elektronisch an die Deutsche Nationalbibliothek übermittelt und auf dem Dokumentenserver der DNB eingetragen (http://deposit.d-nb.de). Andere Dokumenttypen werden nach aktuellem Stand nicht an die Deutsche Nationalbibliothek übermittelt. Liegt uns ein Originalformat der Dissertation vor, so wird dies ebenfalls übermittelt, sofern es den Bedingungen der Deutschen Nationalbibliothek entspricht. Eine Liste der von der Deutschen Nationalbibliothek akzeptierten Formate findet sich unter http://www.d-nb.de/wir/kooperation/praeferenzregelung.htm. Im Rahmen der gesetzlichen Regelungen wird die Universitätsbibliothek auch mit anderen Archivbibliotheken zusammenarbeiten.
    6. Die elektronische Veröffentlichung ist derzeit für Angehörige der Technischen Universität und Angehörige von mit der Technischen Universität assoziierten Einrichtungen kostenfrei. Es gilt die jeweils gültige Gebühren- bzw. Entgeltordnung.
    7. Die Veröffentlichung findet auf Wunsch des Autoren statt. Der Autor erwirbt durch die Veröffentlichung keine zusätzlichen Entgeltansprüche und es sind keinerlei Zahlungen seitens der TUB oder der TUHH an den Autoren damit verbunden.
    8. Die Abgabe der elektronischen Dokumente erfolgt zeit- und ortsunabhängig nach Belieben des Autors.
    9. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate können von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsbibliothek nach Absprache betreut oder durchgeführt werden.
    10. Ansprechpartner für alle den Dokumenten- und Publikationsserver betreffenden Fragen ist:
      11. Universitätsbibliothek der Technischen Universität Hamburg-Harburg
      Digitale Dienste (B4)
      Oliver Marahrens
      Denickestr. 22
      21071 Hamburg
      Tel.: 040 428 78 - 32 91
      E-Mail: tubdok@tu-harburg.de

    Leitlinien Stand: 06.04.2009

    Aktuelle Version als PDF (URN urn:nbn:de:gbv:830-tubdok-policies_v4-4; Prüfsummen: md5: 738654c9d082924c3b42b68411ac8b95, sha1: 35562fa6022a30c512a7a0d2f3a75479aa150988; Signaturdatei)
    Ältere Versionen dieser Leitlinien:
    Bis 06.04.2009 (URN urn:nbn:de:gbv:830-tubdok-policies_v3-6; Prüfsummen: md5: 338001ccc50f30d60de82dc3097fdb0a, sha1: c3032131b798d03728fcf3e4b3999213bdb3d06b; Signaturdatei)
    Bis 05.03.2007 (URN urn:nbn:de:gbv:830-tubdok-policies_v2-8; Prüfsummen: md5: 6a2a14807294ff3cc48e11b85abbde39, sha1: 0a2021d43a9d6664e8b1409a6337ee233aee1ac8; Signaturdatei)
    Bis 14.02.2006 (URN urn:nbn:de:gbv:830-tubdok-policies_v1-0; Prüfsummen: md5: e2ece35710b288832f804168c063efac, sha1: 9fa8b9914dc4d9c252ea613a8c92491da9351d8f; Signaturdatei)